Digitalisasi arsip dapat meningkatkan akses ke informasi tetapi membahayakan privasi
Security

Digitalisasi arsip dapat meningkatkan akses ke informasi tetapi membahayakan privasi


Digitalisasi arsip dapat membuat informasi lebih mudah diakses, terutama selama pandemi virus corona. Kredit: Shutterstock

Pesanan tinggal di rumah berarti tidak makan di restoran, menghadiri pertunjukan atau mengunjungi teman dan keluarga. Ini juga berarti bahwa lembaga dan fasilitas kearsipan Kanada, mengikuti perintah kesehatan masyarakat, telah membatasi akses untuk ahli silsilah, peneliti akademis, dan siapa pun yang menggali masa lalu.

Mengapa arsip tidak mendigitalkan semuanya dan membuatnya tersedia secara online?

Koleksi di arsip besar seperti Library and Archives Canada (LAC) mencakup ratusan kilometer catatan, jutaan gambar fotografi, peta, rencana arsitektur dan karya seni, dan ratusan ribu jam rekaman audio dan video. LAC, seperti arsip lainnya, memiliki lebih banyak mandat daripada anggaran. Mendigitalkan jumlah materi ini jauh melebihi sumber daya lembaga.

Lalu ada manfaat relatif terhadap biaya. Arsip seperti LAC mengutip popularitas catatan sebagai alasan nomor satu untuk digitalisasi. Penelitian hukum dan akademis tidak hanya membutuhkan catatan yang dipilih, tetapi seluruh badan catatan, termasuk banyak yang tidak dilihat sejak dimasukkan ke dalam arsip. Mendigitalkan catatan yang tidak jelas dalam jumlah besar tidak akan menjadi penggunaan yang bertanggung jawab atas dana publik yang langka.

Melindungi privasi dan kekayaan intelektual

Seperti banyak arsip di Kanada, LAC menyimpan catatan pemerintah serta catatan yang disumbangkan oleh individu dan organisasi swasta. Akses ke catatan pribadi ini mungkin dibatasi berdasarkan perjanjian donor yang mengikat secara hukum untuk melindungi privasi donor, privasi pihak ketiga atau hak cipta.

Tetapi bahkan dengan catatan pemerintah, situasinya tidak sesederhana itu. Catatan pemerintah mencakup informasi pribadi individu, yang harus dilindungi berdasarkan Privacy Act.

Demikian pula, Access to Information Act, saat membuka banyak catatan pemerintah, menyimpan beberapa tertutup untuk melindungi privasi pihak ketiga dan keamanan nasional, dan untuk alasan lain.

Karena catatan pemerintah mencakup catatan yang diterima oleh pemerintah, seperti ketika warga negara mengirim surat atau konsultan mengirimkan laporan, pemerintah tidak memegang hak cipta atas semua catatan mereka. Akibatnya, beberapa tidak dapat didigitalkan di bawah Undang-Undang Hak Cipta.

Sejarah Kanada penuh dengan contoh pengawasan pemerintah yang dalam retrospeksi dianggap tidak beralasan dan berbahaya. Komunitas adat, misalnya, telah berada di bawah pengawasan pemerintah lebih lama daripada Kanada menjadi suatu bangsa. Catatan pengawasan ini adalah catatan pemerintah. Mendigitalkan dan menempatkannya secara online akan menghilangkan privasi masyarakat Pribumi dan merusak kedaulatan Pribumi.

Melestarikan digital

Arsip tidak menghancurkan catatan yang mereka digitalkan. Untuk setiap catatan digital, beban pengawetan menjadi dua kali lipat: yang asli harus dipertahankan dan salinan digital, agar berguna, harus disimpan dari keusangan dan kehilangan data.

Kecuali jika arsip disediakan dana khusus, digitalisasi adalah permainan zero-sum: menggunakan sumber daya yang tidak tersedia untuk tugas-tugas lain. Di antara yang terpenting adalah pelestarian catatan digital terlahir, termasuk email, spreadsheet, dan dokumen, serta bentuk catatan baru seperti situs web dan media sosial.

Dibuat di komputer usang dan disimpan di media usang seperti floppy disk atau CD, catatan digital terlahir memerlukan perangkat lunak khusus, peralatan, dan metode pengawetan. Arsip Kanada sangat membutuhkan dukungan publik dan peneliti untuk infus pendanaan guna memenuhi tantangan pengarsipan terlahir-digital.

Mengingat teknologi digital ada di mana-mana saat ini, membuat arsip catatan lahir-digital harus menjadi prioritas paling mendesak kami — termasuk catatan yang dibuat selama pandemi COVID-19.

Digitalisasi selektif

Untungnya, arsip telah menangani masalah ini selama beberapa waktu sekarang, dan program digitalisasi selektif telah sangat berhasil membuat rekaman yang sangat berguna tersedia secara online.

Arsip perlu memastikan bahwa deskripsi catatan yang terperinci dan sangat spesifik dibuat sehingga peneliti dapat memiliki gagasan yang jelas tentang catatan yang perlu mereka lihat sebelum membuat rencana perjalanan.

Arsip besar, seperti LAC atau Bibliothèque et Archives nationales du Québec, memiliki kantor regional yang menyimpan catatan di dekat tempat yang paling relevan.

Dan yang paling penting, arsip Kanada memiliki staf yang berdedikasi yang dapat memberikan wawasan dan bantuan kepada peneliti, atau mengarahkan peneliti ke materi yang sudah digital. Menghubungi staf bagian arsip sebelum melakukan perjalanan ke arsip adalah ide yang baik selama pandemi COVID-19 atau kapan pun.

Arsip Kanada telah mengalami beberapa dekade kekurangan dan pengurangan pendanaan, bahkan ketika mereka menghadapi tantangan baru dalam mendigitalkan catatan non-digital dan merekam catatan lahir-digital. Peningkatan pendanaan itu penting: tapi jangan mengejar fatamorgana mendigitalkan segalanya.


Ancestry akan memungkinkan Anda mencari kerabat yang terlantar akibat Holocaust secara online


Disediakan oleh The Conversation

Artikel ini diterbitkan ulang dari The Conversation di bawah lisensi Creative Commons. Baca artikel aslinya.The Conversation

Kutipan: Sebagai catatan: Digitalisasi arsip dapat meningkatkan akses ke informasi tetapi membahayakan privasi (2021, 1 Maret), diakses 1 Maret 2021 dari https://techxplore.com/news/2021-03-digitizing-archives-access-compromise-privacy. html

Dokumen ini memiliki hak cipta. Selain dari transaksi yang adil untuk tujuan studi atau penelitian pribadi, tidak ada bagian yang boleh direproduksi tanpa izin tertulis. Konten tersebut disediakan untuk tujuan informasi saja.


Halaman Ini Di Persembahkan Oleh : Togel Singapore Hari Ini